Toptan satışta en pahalı hata, ödeyemeyecek bir bayiye mal göndermektir. Açık hesap limiti bu riski sınırlamak için konur; ama limitin anlamlı olması için doğru hesaplanması ve sipariş anında kontrol edilmesi gerekir. Sevkiyattan sonra fark edilen limit aşımı, kontrol değil yalnız bir rapordur.
Limit neye göre belirlenir?
İlk limit genellikle bayinin beklenen aylık alımı ile anlaşmalı vade süresinin çarpımından türetilir. 60 gün vadeyle ayda 200.000 TL alım beklenen bir bayinin herhangi bir anda iki aylık alımı açıkta olacaktır; limit en az 400.000 TL olmalıdır. Bunun üstüne bayinin mali durumu, teminatlar, ödeme geçmişi ve bölgedeki tahsilat koşulları eklenir.
Başlangıç limiti ≈ Aylık beklenen alım × (Vade günü ÷ 30) × Güven katsayısı
Güven katsayısı yeni bayilerde 0,7–0,8; ödeme geçmişi kanıtlanmış bayilerde 1,0–1,2 aralığında tutulabilir.
Kullanılabilir limit: tek bir sayı değil
Bayinin “limitinin dolu olup olmadığı” yalnız cari bakiyeye bakılarak anlaşılmaz. Risk dört kalemden oluşur:
| Kalem | Neden riske eklenir |
|---|---|
| Cari bakiye | Faturalanmış, henüz ödenmemiş borç |
| Çek ve senet riski | Cariyi kapatmıştır ama tahsil edilene kadar karşılıksız kalabilir |
| Açık sipariş | Onaylanmış, henüz faturalanmamış sipariş; yakında borca dönüşecek |
| Vadesi geçmiş borç | Ayrıca izlenir; eşik aşılırsa limitten bağımsız onay gerekir |
Kullanılabilir limit = Limit − (Bakiye + Çek/senet riski + Açık siparişler)
Örnek: 150.000 TL limitli bir bayinin bakiyesi 118.000 TL ise ve portföyde çeki yoksa kullanılabilir limit 32.000 TL’dir. Bu bayi 45.000 TL’lik sipariş girdiğinde sistem siparişi reddetmez; “onaya düşürür”.
Reddetmek yerine onaya düşürmek
Limit aşımında siparişi otomatik reddetmek, sezonun en yoğun haftasında iyi bir bayiyi kaybettirebilir. Daha sağlıklı kural, siparişi “Onayda” durumuna almak ve satış ile finansın ortak kararını beklemektir. Onay masasında yetkili şunları görür: bayinin limiti, doluluk oranı, vadesi geçmiş tutar, en eski gecikme günü, son ödemeleri ve risk skoru. Karar çoğu zaman şu üçünden biridir: onayla, kısmi onayla (siparişi düzenle), ya da ödeme gelene kadar beklet.
Onay kararının nedeniyle birlikte işlem günlüğüne yazılması, sonraki itirazlarda ve denetimde en büyük yardımcıdır.
Vadesi geçmiş borç eşiği
Limit içinde kalan ama eski borcunu ödemeyen bayi ayrı bir risktir. Bu yüzden vadesi geçmiş borç için de bir eşik konmalıdır; örneğin 25.000 TL’yi aşan vadesi geçmiş borcu olan bayinin yeni siparişi limit yeterli olsa da onaya düşer. Eşik sabit tutar ya da limitin yüzdesi olarak tanımlanabilir.
Risk skoru
Yüzlerce bayi arasında hangisine dikkat edilmesi gerektiğini görmek için tek bir puan işe yarar. Basit ama etkili bir skor dört bileşenden oluşur:
- Limit doluluk oranı (%50’nin üstü puan düşürür)
- En eski gecikme günü
- Vadesi geçmiş borcun toplam bakiyeye oranı
- Karşılıksız çek ya da protestolu senet geçmişi
100 üzerinden 70 ve üstü sağlıklı, 45–70 dikkat, 45 altı yakın takip olarak yorumlanabilir. Skor bir karar değil, bir sıralama aracıdır: plasiyerin haftalık ziyaret listesini ve finansın arama sırasını belirler.
Limit ne sıklıkla gözden geçirilmeli?
Çeyrek dönem sonları doğal bir kontrol noktasıdır: mutabakat zaten o dönemde yapılır. Büyüyen ve düzenli ödeyen bayilerin limitini artırmak satış fırsatı, gecikmesi artan bayilerin limitini daraltmak ise risk yönetimidir. Her iki karar da gerekçesiyle bayi kartına not edilmelidir.
Teminatlar ve limit
Teminat mektubu, ipotek ya da kefalet gibi güvenceler limitin bir kısmını karşılayabilir. Yaygın uygulama, teminat tutarının belirli bir oranını (ör. teminat mektubunun tamamını, ipoteğin değerlenmiş bedelinin bir kısmını) limite eklemek ve teminatın vadesini izlemektir. Teminat süresi dolduğunda limit kendiliğinden daraltılmalıdır; aksi hâlde kâğıt üstünde güvence olmayan bir limit kalır.
Sezonluk limit artışı
Yapı ve hırdavat satışları bahar ve yaz aylarında, ambalaj satışları yıl sonunda tepe yapar. Bu dönemlerde iyi ödeyen bayilere süreli limit artışı tanımlamak, onay masasına düşen sipariş sayısını azaltır. Artışın bitiş tarihi kayda geçmeli ve sezon sonunda limit eski seviyesine dönmelidir.
Bayiye limitini göstermek
Bazı distribütörler limiti bayiden gizler. Oysa kullanılabilir limitini portalda gören bayi, siparişini buna göre bölmeyi ya da önce ödeme yapmayı kendisi seçer. Limitin görünmesi, onaya düşen sipariş sayısını ve “siparişim neden gelmedi” aramalarını belirgin biçimde azaltır.
Tedarva demosunda nasıl görünür?
Portalın üst şeridinde bayinin cari bakiyesi, kullanılabilir limiti ve vadesi geçen tutarı her ekranda görünür. Sepette sipariş tutarı kullanılabilir limiti aşarsa “onaya gönder” uyarısı çıkar. Yönetim panelinde onay masası; bekleyen siparişleri nedenleri, bayinin risk skoru ve son ödemeleriyle listeler, risk ve yaşlandırma ekranı ise tüm bayileri dolulukları ve gecikme günleriyle sıralar.
Özet
Kullanılabilir limit; bakiye, tahsil edilmemiş çek-senet ve faturalanmamış onaylı siparişlerin birlikte düşülmesiyle bulunur. Limiti aşan siparişi reddetmek yerine onaya düşürmek, iyi bayiyi kaybetmeden riski kontrol etmenin yoludur. Vadesi geçmiş borç için ayrı bir eşik, bayileri sıralayan basit bir risk skoru ve çeyrek sonlarında gözden geçirilen limitler bu yapının üç tamamlayıcısıdır; her karar gerekçesiyle bayi kartına not edilmelidir.
